Documentation OSG Seminar Manager

Courses

A course is an event, that takes place at one or more dates. It can be booked using the OSG Seminar Manager via the web. You can create on course with begin and end date and you can create several sessions (with own date and time, room (location))  for one course and publish it on the calendar.

Prerequisites

You have to assign to every event a tutor and a category. Therefore you have to create a category and a tutor for this event, before you create a course.

 

Categories can be created clicking the category tab in the OSG Seminar Managers. A course have more than one category. You can also create subcategories to order your courses.

 

Each course can/must have exactly one tutor zugewiesen werden. You can create and edit tutors using the tutor tab.

Creating a new course

After creating at least one category and one tutor, you can now create a course using the tab "courses". Click "New" to get the course form.

Kurs neu+

The course form has a great number of parameters and options you can define for your course. The most important ones are described in the following:

Course new+

 

  • Published
    Publishing a course makes it appear on your website.

  • Title:
    The title is a mandatory information for your course. It will appear in full-length on your web site.

  • Alias:
    In opposite to the title, the alias is only used for internal linking to your course. If you do not state an alias, the system will generate an alias automatically when you save your course.

  • Code:
    Unique number for your course, can also contain letters.

  • Template:
    This is the place where you can clone a course from a course template. If you choose a course template and click the button "Clone", the fields used from the course template will automatically be filled the form. You also have to choose a tutor.

  • Tutor:
    Link to the tutor giving the course.

  • Start Date/End Date:
    The course begins and ends at the given dates.

  • Email Template, Invoice Template, Att. List Template
    These are PDF-templates. You can edit them in the "Settings" tab.

  • Prices
    A course can have several prices. The price itself is the net price of the course. The other prices are calculated from this price using the given calculation rules. They can be used for different user groups (e.g. club members or a discount group).

  • Group, Experience Level
    If course attendees have to have certain prerequisites like target groups or experience levels (e.g. Beginners, Advanced Students), state them here. The groups and levels are created in the "Settings"-tab.

  • Min. attendance and Capacity
    These values state how many course participants are at least and maximally needed so that the course is held.

  • Category:
    Every course must have a category. If you have not build categories, you can use the "Default Category".

  • Description: Kurs neu+
    This description should contain all information that is relevant for a user to be informed about the course.

 

Update Version 2.3.6

  • Certificate Text:
    Certificate is now available for each course, it supports all template parameters of the attendance list.

 

There are some more settings that can be defined for a course. In the box "Publish Information" below on the left, there are a number of options you can open. In the "Details" area, you can handle the publishing options for the course, meaning in what time frame the course is shown on your web site.

The other parameters can be used to make specific decisions for a course, that are different from the global settings for each course.

 


 

 

Update Version 2.3.6

As an alternative to sessions: New fields and template parameters for start and finish time of single courses (especially useful for single session courses).

sman course time

You can manage the view on Misc.

 

 

To publish the courses on the frontend you have to create a menu item. You can choice the menu item types Course, Category and Template

For more information see also Howtos:

Prices and VAT

Attandance List and Certificates

Sessions

You can create sessions for every event.  So you can display every session with start and end time, duration and location (room) for example like here:

sman sessions view frontend

To create sessions go to course overview at the menue courses. Here you can see a column Sessions.

sman sessions

Click on the symbol of the pages and you can create your first session. Click on new. You will see this following input mask:

sman sessions create

How to show sessions at the module calendar see here.

sitzungen anlegen

Sie gelangen in die Ansicht, in der Sie eine Sitzung anlegen können. Klicken Sie hier auf den Button Neu.

sitzung neu

 Jetzt geben Sie die Sitzungsdaten ein. "Dauer" ist ein Freitextfeld, das Sie beliebig füllen können.

sitzungsdaten eingeben

 Wenn Sie die Einzeltermine angelegt haben und Sie diese für die Anzeige im Frontend frei gegeben haben, dann werden diese im Frontend angezeigt:

sitzungen frontend

Als Alternative für Eineltermine können Sie auch zu Beginn und Ende eine Uhrzeit angeben.

sman course time

Ob diese Uhrrzeiten in der Kurstabelle und im Kursdetail angezeigt wird, stellen Sie unter Optionen > Tab: Misc ein.

Alternative Verlinkung des Kurstitels

Der herkömmliche Kurstitel in der Kurstabelle verweist auf die Kursdetailansicht. mit der Option Alternativer Titel Link, haben Sie die Möglichkeit eine alternative URL einzugeben, auf der der Kurstitel verweisen soll. Dies kann Sinn machen, wenn Sie auf eine Kursbeschreibung verweisen wollen, die eine andere URL zur Verfügung stellt und über die auch die Anmeldungen laufen sollen.

Den alternativen Link geben Sie ein unter Kurs bearbeiten -> URL (Kurs) ein

sman url kurs

Wollen Sie diese Funktion nutzen, aktivieren Sie diese unter Optionen -> Misc

sman misc neu243

Für Kurse können ausserdem noch weitere Einstellungen vorgenommen werden. Unten links in der Box "Veröffentlichung" erscheinen weitere aufklappbare Einstellungsoptionen. In dem Abschnitt "Details" kann die Freigabe eine Kurses eingestellt werden, also von wann bis wann der Kurs auf der Website angezeigt werden soll.

Die anderen Parameter lassen den Benutzer für den Kurs spezifische Einstellungen vornehmen, die von den allgemeinen Kurseinstellungen abweichen sollen.

 

 

 

 

 

Kurse verwalten

Ein Kurs ist eine Veranstaltung, die zu einem oder mehreren Terminen stattfindet und mittels des OSG Seminar Managers über das Web gebucht werden kann.

Voraussetzungen

Jedem Kurs muss mindestens ein Trainer und eine Kategorie zugewiesen werden. Daher müssen Sie zunächst eine Kategorie und einen Trainer für diesen Kurs anlegen, bevor Sie den Kurs erstellen können.

Einen neuen Kurs anlegen

Nachdem es nun eine Kategorie und einen Trainer gibt, können Sie unter Kurse einen neuen Kurs anlegen. Klicken Sie auf Neu um einen neuen Kurs anzulegen.

Kurs neu+

Es öffnet sich die folgende Maske, mit folgenden Tabs: Allgemein, Preise, Dokumente, Veröffentlichung, benutzerdef. Kursfelder

Kurs bearbeiten Reiter

Tab: Allgemein

  • Kursfarbe
    hier bestimmen Sie die Farbe, mit der der Kurs im Kalender angezeigt wird

  • Treffer
    Die Treffer können in den Kursdetails angezeigt werden lassen.
  • Freigegeben
    Ist ein Kurs freigegeben, ist er auf der Website sichtbar.

  • Neu
    Falls Ja, dann wird auf der Kurstabelle eine kleine Flagge mit Neu angezeigt.

  • Abgesagt
    Falls ja, dann wird er Kurs in der Kurstabelle "Abgesagt" angezeigt, wo sonst "Jetzt buchen" erscheint
  • Titel:
    Ein Titel ist ein notwendiger Bestandteil des Kurses und erscheint in voller Länger auf der Website. Er verlinkt von der Kurstabelle aus auf die Kursbeschreibung. Sie können aber auch eine alternative Verlinkung angeben.

  • Alias:
    Im Gegensatz zum Titel dient der Alias nur zum internen Verlinken des Kurses. Wird kein Alias angegeben, wird beim Speichern automatisch ein Alias aus dem Kurstitel generiert.

  • Kursnr.:
    Eindeutige Nummerierung des Kurses, kann auch Buchstaben enthalten.
  • Kursvorlage:
    An dieser Stelle kann ein Kurs aus einer Kursvorlage geklont werden. Wird eine Kursvorlage ausgewählt, werden die Daten aus der Kursvorlage durch Klicken des Buttons "Klonen" in die jeweiligen Felder eingetragen. Ein Trainer muss ausserdem ausgewählt werden.

  • Trainer:
    Link zu dem Trainer, der den Kurs veranstaltet.

  • Beginn/Ende:
    Daten, an denen die Veranstaltung beginnt und endet.

  • Vorlage E-Mail, Rechnung, Teilnehmerliste
    Hier handelt es sich um PDF-Vorlagen, die unter dem Reiter "Einstellungen" bearbeitet werden können.

  • Gruppe, Erfahrungslevel
    Bestimmt Voraussetzungen an die Besucher des Kurses, z.B. Zielgruppen oder Erfahrungen (Anfänger, Fortgeschrittene). Die Gruppen und Level können unter Einstellungen generiert werden.

  • Min. Teilnehmerzahl und Kapazität
    Bestimmen ab wie vielen Teilnehmern der Kurs stattfindet und wie viele Plätze insgesamt vorhanden sind. Bitte beachten Sie bei den Einstellungen unter Optionen > Tab: Allgemein, wie sich die Kapaziät auf die Buchbarkeit und Anzeige freier Plätze auswirkt.

  • Ort, URL (Ort) und URL (Kurs)
    Hier können Sie angeben, wo der Kurs stattifndet. Unter URL (Ort) können Sie eine Verlinkung vom Ort aus angeben. URL (Kurs) bestimmt eine alternative Verlinkung des Kurstitels.

  • Kategorie:
    Jeder Kurs muss mindestens einer Kategorie zugeordnet werden. Soll ein Kurs einer Über- und Unterkategorie zugeordnet sein, dann bitte BEIDE Kategorien auswählen. Halten Sie hierfür die Strg Taste fest, während Sie die Kategorien auswählen.

  • Tags:
    Tags können Sie selbst definieren und den Kursen zuordnen, die dann im Frontend unter dem Kurs angezeigt werden. Sie können dann auch einen Menüpunkt über Tags definieren.

  • Beschreibung:
    Die Beschreibung sollte alle für den Besucher relevanten Informationen zu dem Kurs enthalten.

Tab: Preise

Kurs bearbeiten Tab Preise

Einem Kurs können verschiedene Preise zugeordnet werden. Der Preis ist der Nettopreis für den Kurs. Die anderen Preise werden mittels der Rechenregeln aus dem Preis generiert und können für Mitglieder bestimmter Gruppen von Besuchern genutzt werden (z.B. Vereinsmitglieder oder als Rabattgruppe).

Weitere Infos zu Preisen:

Arbeiten mit Preisgruppen

Zahlungsgebühr einrichten

Weitere Gebühren einrichten.

Tab: Dokumente

  • Bild:
    Das hier hochgeladene Bild wird über dem Buchen Button auf der Kursdetailansicht angezeigt
    Kursdetail oben
  • Dateien:
    Diese werden im Frontend unterhalb der Kursbeschreibung zum Download angeboten.
    Kursdetail beschreibung dokumente
  • Zertifikatstext:
    Hier kann das Serienzertifikat gestaltet werden. Mehr Infos dazu erhalten Sie unter Teilnehmerlisten und Zertifkate

Tab: Veröffentlichung

 Hier haben Sie eine Menge Einstellungemöglichkeiten, die die globalen Einstellungen unter Optionen überschreiben können.

Tab: benutzerdef. Kursfelder

Mit benutzerdefinierten Kursfeldern können Sie Ihre Kurstabellen und Detailbeschreibungen mit weiteren Spalten und Informationen versehen. Wie Sie die Spaltentitel vergeben und Sie diese Felder freigeben erfahren Sie unter Optionen > Benutzerdef. Kursfelder

Einzeltermine / Sitzungen anlegen

Wenn ein Kurs mehrere Einzeltermine hat, beispielsweise bei wöchentlichen Terminen, dann legen Sie zusätzlich zu Beginn und Ende "Sitzungen" an. Hierzu gehen Sie auf die Übersicht der Kurse und klicken in der Spalte Sitzungen auf das entsprechende Symbol:

sitzungen anlegen

Sie gelangen in die Ansicht, in der Sie eine Sitzung anlegen können. Klicken Sie hier auf den Button Neu.

sitzung neu

 Jetzt geben Sie die Sitzungsdaten ein. "Dauer" ist ein Freitextfeld, das Sie beliebig füllen können.

sitzungsdaten eingeben

 

 Wenn Sie die Einzeltermine angelegt haben und Sie diese für die Anzeige im Frontend frei gegeben haben, dann werden diese im Frontend angezeigt:

sitzungen frontend

Als Alternative für Eineltermine können Sie auch zu Beginn und Ende eine Uhrzeit angeben.

sman course time

Ob diese Uhrrzeiten in der Kurstabelle und im Kursdetail angezeigt wird, stellen Sie unter Optionen > Tab: Misc ein.

Alternative Verlinkung des Kurstitels

Der herkömmliche Kurstitel in der Kurstabelle verweist auf die Kursdetailansicht. mit der Option Alternativer Titel Link, haben Sie die Möglichkeit eine alternative URL einzugeben, auf der der Kurstitel verweisen soll. Dies kann Sinn machen, wenn Sie auf eine Kursbeschreibung verweisen wollen, die eine andere URL zur Verfügung stellt und über die auch die Anmeldungen laufen sollen.

Den alternativen Link geben Sie ein unter Kurs bearbeiten -> URL (Kurs) ein

sman url kurs

Wollen Sie diese Funktion nutzen, aktivieren Sie diese unter Optionen -> Misc

sman misc neu243

Für Kurse können ausserdem noch weitere Einstellungen vorgenommen werden. Unten links in der Box "Veröffentlichung" erscheinen weitere aufklappbare Einstellungsoptionen. In dem Abschnitt "Details" kann die Freigabe eine Kurses eingestellt werden, also von wann bis wann der Kurs auf der Website angezeigt werden soll.

Die anderen Parameter lassen den Benutzer für den Kurs spezifische Einstellungen vornehmen, die von den allgemeinen Kurseinstellungen abweichen sollen.

Kurse kopieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kurse mit demselben Inhalt auf eine einfache Art mehrmals anzulegen:

  • das Clonen aus einer Kursvorlage oder
  • das Kopieren eines Kurses

Kurse veröffentlichen

Um Kurse im Frontend zu veröffentlichen, muss in Joomla! ein Menüeintrag erstellt werden, der mit dem OSG Seminar Manager verknüpft ist. Mehr dazu erfahren Sie unter Ausgabe auf der Webseite

Kurse archivieren

Das Prinzip entspricht dem von Joomla! Artikeln. Archivierte Veranstaltungen können dennoch weiterhin im Frontend angezeigt werden. Weitere Informationen in unserer Kurzanleitung Archivierung von Kursen.

 

 
 
 
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